¿CÓMO INVESTIGAR FRAUDES EN SU EMPRESA?
El desaroollo de un protocolo que la dirección pueda seguir para enfrentar el fraude es una práctica deseable para todas las compañías, especialmente en aquéllas que fomentan la conciencia del control interno, ya que estas prácticas ayudan a mitigar el riesgo de fraude. De entrada, la formalización de un protocolo brinda un primer beneficio: mandar un mensaje al personal, socios, accionistas, clientes y proveedores de que en la compañía no se toleran acciones fraudulentas o ilícitas.
Los fraudes provocan daños materiales que se valúan en cientos de miles y, en algunos casos, hasta en millones de pesos, sin mencionar los efectos secundarias como: el deterioro en la imagen de la compañía, la baja moral del personal, la pérdida de clientes y contratos, etc. Por ende, la dirección tiene que tomar acciones bien planeadas y controladas para maximizar la probabilidad de recuperación de los montos quebrantados y la aplicación de sanciones a los culpables.
Proceso de investigación del fraude
Sin dudarlo, la empresa debe arrancar una investigación a fondo ante las sospechas legítimas de que ha sido defraudada. Para llevarla a cabo, deben seguirse tres fases básicas:
- Entender los hechos.
- Desarrollar un plan de investigación.
- Ejecutar la investigación.
Entender los hechos
La organización debe contar con evidencia sólida que lleve a suponer que en efecto se ha cometido un fraude. El protocolo incluirá una evaluación inicial de las posibles causas por las que se cometió un fraude, la confiabilidad de la denuncia o la fuente información y, de ser posible, la identificación de quién pudo estar en contubernio para la comisión del delito.
Una vez llevada a cabo la evaluación inicial, la administración de la compañía debe analizar los posibles resultados y consecuencias de la investigación. En ocasiones, el tipo de quebranto realizado no amerita una investigación a fondo. Sin embargo, si el responsable del fraude es un miembro de la gerencia o un empleado clave, por ejemplo, por su antigüedad y nivel jerárquico, una investigación y persecución del ilícito hasta sus últimas consecuencias, puede sentar un precedente entre el resto de los empleados.
No existe una regla probada que señale, con base en una cifra o nivel de pérdida, cuándo investigar o no un posible quebranto. Sin embargo, lo que sí se ha observado es que la falta de acción, aunque el monto defraudado sea mínimo, con el paso del tiempo aumenta el riesgo de sufrir un desfalco de mayor impacto financiero.
Una práctica poco recomendable es recibir la denuncia y actuar sin estrategia. Una costumbre común es despedir al personal de las áreas sobre las que recae una sospecha. Dicha solución parece sencilla; aunque, seguir esa estrategia hace más difícil revelar la verdadera dimensión del problema interno. Es decir, que la primera acción sea el despido del responsable es una salida simple y de corto plazo; por el contrario, la investigación es una solución de fondo y con miras a mejorar el desarrollo de la empresa hacia el futuro.
Es importante discutir cuáles son los posibles resultados de la investigación y qué acciones se deben tomar. Por ejemplo, si un empleado fuera responsable de un quebranto, debe contactarse a un abogado laboral para minimizar los problemas asociados con el despido y evitar así las contra-demandas posteriores.
Desarrollar un plan de investigación
Establecimiento del objetivo. Una estrategia bien estructurada de respuesta a una instancia de fraude, se inicia con el establecimiento del objetivo de la investigación; es decir, es necesario hacerse preguntas como: ¿Deseamos conocer el modus operandi del posible fraude para remediar la falla de control? ¿Quiénes están involucrados? ¿Existe un quebranto económico? ¿Tiene una relación costo-beneficio tratar de recuperar el monto quebrantado? ¿Se desea llegar a instancias legales?, entre otras.
La complejidad del proceso de investigación está determinada por estas preguntas, aunque cada interrogante establece ciertas diferencias en términos de la profundidad, sobre todo en la forma en que se reportan los resultados. Si no se entiende el objetivo de la investigación desde el inicio, se corre el riesgo de desperdiciar tiempo y recursos.
En muchas ocasiones, la primera reacción ante una situación de fraude es de incredulidad, ya que la gerencia de la organización, en general, conoce personalmente al perpetrador, así suele pensarse que el fraude es un caso aislado. Sin embargo, en nuestra experiencia, la sospecha de un fraude representa sólo la punta del iceberg.
¿Quién debe investigar? Las circunstancias del caso determinarán la decisión de la empresa: organizar un equipo de investigación interno o externo. En el primer caso, la administración de la compañía tiene que estar consciente de que asignar una investigación de fraude a cualquier departamento o individuo dentro de la organización le distraerá recursos propios y al personal de los objetivos, para los que fue originalmente contratado, a menos de que la compañía cuente con un departamento propio de investigaciones. Además, introduce un elemento de incertidumbre entre los empleados, lo cual da lugar a rumores, inseguridad, etc. En el caso de introducir un equipo externo, por el contrario, éste siempre se puede presentar como un recurso que enfocará 100% de su atención en la investigación. Asimismo, el asesor externo brinda atributos de independencia en la averiguación y especialización en investigaciones.
Ahora bien, si opta por un equipo interno, la empresa debe definir claramente quién lo liderará, así como las actividades que desarrollará y a quién le reportará. Esto es importante, ya que si la pesquisa involucra, por ejemplo, seguir los pasos de un directivo, cabe pensar qué tan efectivo resultará que lo haga el personal a su alrededor. ¿Es adecuado que alguien investigue a su jefe o a un colega?
Aunado a lo anterior, debe considerarse incluir en el equipo a los empleados de áreas diferentes a la que está sujeta a investigación, para evitar la “ceguera del taller” (síntoma que se padece cuando no se percatan de los problemas que hay dentro de la empresa) y la falta de objetividad, si los miembros del equipo tienen una relación laboral, de algún tiempo, con el posible defraudador, o algún sentimiento de estima o animadversión hacia esa persona.
Por último, deben considerar el uso de las herramientas adecuadas, en especial cuando se trata de análisis complejos de datos y evidencias digitales. Para el uso de estas herramientas, la persona a cargo de la investigación debe asegurarse de que la persona que lo apoye con el uso de estas herramientas sea: i) completamente ajena de las persona investigada, ii) capacitado en el uso de tales herramientas, y iii) consciente del trato que debe darse a los documentos digitales que la compañía pueda usar en alguna instancia legal.
La intervención de un tercero independiente en una investigación, especialista en la materia, brinda ventajas como: objetividad, independencia y aplicación de técnicas especializadas de investigación, entre otros beneficios. La tendencia mundial creciente señala que las compañías que sospechan ser víctimas de un fraude siguen la práctica de contratación de especialistas externospara evaluar la gravedad de la situación, así como para iniciar la investigación correspondiente.
Ejecutar la investigación
Las técnicas de investigación utilizadas comúnmente, se presentan a continuación.
Análisis financiero. En la aplicación de un análisis financiero, la investigación trata de obtener tendencias y sesgos dentro de los registros de la compañía, con el fin de conseguir indicadores de anormalidades en los datos.
A manera de ejemplo, podemos mencionar una compañía en la que se detecta un faltante de efectivo en las cuentas bancarias y se sospecha de cheques apócrifos. En este caso, la investigación incluirá un análisis de los datos de cheques, entradas y salidas de la cuenta, todos los movimientos de los últimos años y la localización de cheque por cheque.
Además, se aplican herramientas de análisis que permitan detectar tendencias de determinados montos, como qué erogaciones se supone que cubren y quién los firma. El cruce adecuado de esta información revelará cosas que, en ocasiones, a simple vista no son perceptibles.
En la aplicación de este tipo de análisis se revisa una gran cantidad de información, lo cual implica que no es posible seguir una sola línea de análisis, porque siempre habrá algo que corra en sentido paralelo o contrario, y que no sale a la luz, sino hasta que se cruzan los datos pertinentes.
Muchas veces no se encuentran contradicciones, todo parece estar en orden, pero con una buena metodología de investigación forense se descartan las distintas posibilidades de una forma más certera. Aun así, cabe señalar que si bien la indagación debe ser rigurosa, también será flexible para ajustarse en función de los hallazgos que se obtengan durante la investigación.
Ahora bien, en otras circunstancias se empieza con un objetivo basado en una sospecha, pero si se encuentran otras instancias es necesario seguir la nueva línea de investigación. Por ejemplo, se puede sospechar que los faltantes en efectivo se deben a cheques apócrifos y la sospecha recae en el departamento de Tesorería. Sin embargo, puede suceder que, en realidad, los cheques fueron firmados por alguien externo a dicho departamento con nivel de autorización, quien falsificó los comprobantes que soportan estos cheques.
Análisis forense. Consiste en rescatar la información y evidencia, ya sea digital o electrónica. En algunos casos se aplican herramientas tecnológicas que permitan recuperar información en discos duros, incluso en aquéllos donde se intentó borrar información o en los que pudo haberse utilizado programas para destruir toda evidencia de los datos ahí guardados, alguna vez.
Esta técnica es una de las más efectivas para encontrar al personal que está actuando en contra de los intereses de la compañía. En muchos casos, las evidencias de colusión del defraudador bajo sospecha con otros empleados de la compañía, proveedores u otros terceros, se encuentran en la recuperación y análisis de evidencia digital. Cabe mencionar que en México los tribunales aceptan evidencia digital.
Se utilizan herramientas de hardware y software que permiten hacer copias idénticas e incorruptibles para su análisis. Los dispositivos a los que se les puede realizar este análisis, no se limitan a las computadoras personales, sino que también incluyen la red interna de la compañía, los archivos en la red de voz (telefónica), los PDA (Personal Digital Assistant, como: Blackberry,Palm Pilot, Pocket PC, Treo, etc.), los discos duros externos, los pen drives o USB, etc. Los análisis que se llevan a cabo incluyen búsquedas dentro de cada uno de los dispositivos que permiten identificar archivos donde se puede encontrar evidencia que ratifique las sospechas.
Entrevistas. Otra técnica de investigación es por medio de entrevistas, las cuales tienen varios objetivos, como: recabar la información financiera al inicio de la investigación, obtener datos de los procesos de la compañía y conocer cómo funcionan las cuentas y el trabajo entre el personal. Durante las entrevistas se podrá indagar con qué personas interactúan los entrevistados y si pudieran estar involucrados.
Ahora bien, existen entrevistas en las que se busca obtener evidencias, ya sea porque el individuo a quien se está entrevistando posee información sobre el caso (puede haber sido quien denunció el fraude, por ejemplo), o porque el individuo entrevistado es el defraudador y se cuenta con evidencia física que lo implique. El objetivo de estas entrevistas es obtener la cooperación del defraudador, para que admita su implicación, pero, sobre todo indique si existe colusión con otros empleados o si existen otros problemas.
¿Cómo manejar la información obtenida?
La información obtenida es evidencia. El fraude ha sido investigado y documentado y la gerencia ya conoce los hechos. Lo que sigue es establecer las acciones de solución, que puede incluir la mejora de los procesos y controles de la compañía, sobre todo las acciones a tomar contra el defraudador, como la negociación para la recuperación del quebranto, despido y/o acciones legales.
En este último caso, se recomienda emplear a los especialistas, pues han existido muchos casos de defraudadores que han contra demandado a sus empresas por despidos injustificados, aun con pruebas sustentadas de que cometieron un delito. De esta manera, así como es importante recurrir a los expertos para realizar la investigación, también es importante acercarse a los especialistas en materia legal para diseñar una estrategia de acciones penales o civiles, pero mitigando el riesgo de contra demandas.
Por último, será necesario documentar los resultados de la investigación y tomar decisiones del proceso a seguir: ¿Qué tipo de acción legal va a seguirse? ¿Se entablará una demanda civil, laboral, penal o mercantil? Cabe decir que las compañías pueden decidir no responder con una acción legal en consecuencia de un fraude. A lo mejor, la pérdida por el fraude es menor al gasto del proceso legal o al monto a recuperarse. Sin embargo, debe considerar el mensaje que se envía al resto de los empleados. El costo de un fraude no sólo se limita a la pérdida monetaria, sino también tiene costos en la moral del resto de los empleados.
Conclusión
La investigación de un fraude tiene efectos preventivos y correctivos. Un buen plan de solución ayudará a que se evite la repetición del mismo suceso en la empresa. Si se descubre un fraude y éste se investiga y castiga, el sólo hecho de que no quede impune refuerza controles, ya que el resto de los empleados se percatará de que la gerencia mantiene un alto sentido de la ética y,por lo tanto, actuará en consecuencia. Como resultado, los empleados considerarán el costo personal de cometer un fraude.
Las compañías deben contar con un protocolo de acción, para mitigar el riesgo de fraude y para saber cómo actuar en caso de ser víctima de uno. Una práctica poco recomendable es recibir una denuncia o sospechar que algo anda mal, para luego actuar sin estrategia.
¿CUÁNDO HAY QUE SOSPECHAR?
Un programa integral de administración del riesgo de fraude y la instrumentación de eficientes mecanismos de control interno son los primeros pasos para disminuir los riesgos de un desfalco. Sin embargo, el factor humano es corruptible por naturaleza y los mecanismos de prevención no siempre funcionan: los fraudes aún pueden ocurrir. Según estudios de KPMG basados en diversos fraudes cometidos en todo el mundo, algunas señales para detectar a empleados susceptibles a cometer un fraude son:
- Estilo de vida que no corresponde a los ingresos.
- Posesión de un patrimonio que no concuerde con el salario.
- Presencia en el trabajo en horarios poco habituales.
- Presiones y preocupaciones financieras personales (bodas, enfermedades de familiares, muerte de parientes, etcétera).
- Sentimientos de revancha contra la compañía (percepción de ser explotado).
- Presiones inusuales e injustificadas al personal por parte de los jefes.
- No tomar vacaciones.
- Niveles injustificados de estrés por la consecución de objetivos de la empresa, por ejemplo la obtención de bonos, entre otros